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电算化会计信息系统数据处理流程
时间:2018-08-23 浏览次数:
在电算化会计信息系统中,会计数指的收集、加工处理、会计报表的编制,以及会计数据的存储都发生了重大的变化。
1)数据输入
在电算化会计信息系统中,会计数据输入的方式有以下几种。
(l)直接输入方式
这是指财会人员根据原始凭证或记账凭证(如销售发察、出差单据符),通过键盘、屏幕将数据直接输入计算机存入凭证文件的种方式。采用这种方式输入的凭证称为人工凭证,很类似于手工填制凭证。由于人工凭证是通过键盘、屏幕输入,所以电算化会计信息系统提供了一个直观、方便、准确性高的输入模块。该模块有利于提高凭证的输入速度,减少数据输入错误,同时提供凭证输入过程中的编辑和数据检测功能,利用逻辑判断,平衡法则、检验法等检测手段对输入的记账凭证进行正确性、合法性、有效性检查。及时发现错误并进行编辑修改,以保证产生正确的人工凭证。
(2)间接输入方式
间接输入方式也称脱机输入方式。财会人员首先将会计数据录制在磁介质上,然后将其转换成计算机所能接受的凭证,井保存在凭证文件中。例如连锁店,营业员通过扫描装置将当日的销售数据录制到磁盘或当地的计算机中,一天的营业结束后,连锁店将装有会计数据的硬盘送到总店,或者通过调制解调器、远程网将会计数据传送到总店,总店根据这些数据生成凭证,并保存在凭证文件中。
(3)自动输入方式
这是指计算机自动编制凭证并保存在凭证文件中,这种方式生成的凭证称为机制凭证。
包括如下方面。
①各业务子系统处理业务后自动编制的机制凭证,如固定资产子系统转来的同定资产增加、减少、计提折旧等凭证:材料子系统转来的收料、发料等凭证:工资子系统转来的工资费用分配凭证:销售子系统转来的销售凭证等。
②财务子系统自身自动生成的机制凭证,如月末辅助生产费用的分配结转凭证:月末制定用的结转凭证:月末把本期销售成本、销售税金、期间费用、销售收入等科目余额转年利润科目等形成的凭证等。
2)会计数据处理
在电算化会计信息系统中,会计数据处理工作都是由计算机自动完成的。目前,最常见的会计数据处理方式有成批处理和及时处理。
(1)成批处理
这是指定期收集会计数据,按细或按批进行处理的方式。例如。输入并审核1~50张凭证后,要求计算机对这50张凭证进行记账,或者输入并审核了天或一周的凭证后,要求计算机对一天或一周的凭证进行记账,计算机就会自动、准确、高速地将这些数据分别登记在总账,明细账、日记账等“电子账簿”中,由于登记账簿的工作是由计算机自动完成的,不会出现人工记账时的错误,所以不需要进行总账和明细账的核对、总账和日记账的核对。成批处理是会计信息系统中使用最广泛的一种处理方式,当财会人员发出成批处理的命令后,计算机便进行成批处理。在处理过程中,人和计算机不发生任何交互作用,财会人员一般不需委介入,计算机便自动、高速地完成工作。
(2)及时处理
这是指当产生数据或财会人员有一次处理要求时,计算机就立即进行处理的方式。例如。材料核算采用先进先出法,当做到或发出一笔材料时,便要求计算机立即进行数据处理,更改材料结存文件。及时处理方式要求计算机必须随时接受处理的要求。及时进行处理。因此,对系统的响应时间、可靠性、安全性等要求都比较高。
3)会计信息输出
会计数据都保存在磁介质的文件中,为了使信息的使用者能够看到各种信息(如凭证、账簿、各种报表等),就需要从磁介质文件中提取信息并输出。提取会计数据并按财会人员需要的形式输出的过程称为会计信息输出。目前,会计信息输出最常见的方式有如下几种。
(1)显示输出
这是指用字符或图形的形式,将磁介质文件中的会计数据,按照财会人员的要求输出到显示器上。例如,财会人员营诉计算机,需要输出1月份的应收账款明细账,计算机就会对磁性介质文件中的会计数据进行加工,以财会人员要求的明细账形式显示在屏霉上。显示输出方式的特点是信息的使用者可以迅速、准确地得到所需的信息。但所得到的信息不能长期保存。所以,这种方式一般用于随机查询信息。
(2)打印输出
这是指用字符或图形的形式,将磁介质文件中的会计数据,按照财会人员的要求输出到打印机并将会计信息打印在纸张上。例如,财会人员告诉计算机,需要将12月的应敢账款明细账以纸张的形式输出,计算机就对磁介质文件中的会计数据进行加工,以财会人员要求的明细账形式送到打印机上,并打印在纸张上,形成可长期保存和阅读的账簿。打印输出方便的特点使信息的便用者可以方便、准确地得到永久性硬拷贝资料,并可以长期保存。
(3)软盘输出方式
这是指将产生的有关结果信息输出到软盘磁介质中的一种方式。例如,将所有会计数据保存在软盘上作为备份资料,当硬盘中的会计数据被破坏时,可以用此备份资料进行恢复。又如,将会计凭证保存在软盘上,以便下次记账用。再如。将报表数据保存在软盘上,为主管部门进行报表汇总提供资料等。
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